Evenementenvergunning

Geen vergunning nodig, wel een melding doen

Soms is een evenementenvergunning niet nodig en is een melding voldoende. Meer informatie over het indienen van een melding voor een klein evenement vindt u op de pagina: melding klein evenement.

Evenementenvergunning

Past het evenement niet binnen de regels van een klein evenement dan moet u een evenementenvergunning aanvragen. Een evenementenvergunning is vaak een gecombineerde vergunning. Dat wil zeggen dat er meerdere vergunningen/ontheffingen in de aanvraag aanwezig zijn.

U kunt hierbij denken aan een vergunning voor een feesttent of een ontheffing van de Zondagswet. Het kan ook zijn dat er verkeersmaatregelen nodig zijn en dat er een verkeersbesluit genomen wordt.

De burgemeester kan een evenementenvergunning weigeren in het belang van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid en de bescherming van het milieu. Of als de aanvraag niet in overeenstemming is met het gemeentelijk beleid.

Voor het houden van een evenement moet u rekening houden met een aantal regels. Deze regels hebben betrekking op o.a. de eindtijden van het evenement, de geldigheid van de vergunning, het maximum aantal evenementen en de inzet beveiligers.

Deze regels zijn vastgesteld door de burgemeester en gelden voor alle (vergunningplichtige) evenementen. Deze richtlijnen treft u hier aan bij downloads (Beleidsregels evenementen, eerste wijziging en kaart).

Meer informatie over evenementen en voor bijvoorbeeld het opstellen van een veiligheidsplan vindt u op de website van de Veiligheidsregio Twente.

Evenementenconsulent

Als er (nieuwe) evenementen worden georganiseerd kunnen burgers en/of organisaties contact opnemen met de evenementenconsulent. De evenementenconsulent zorgt dat de vragen over bijvoorbeeld het verkeer of geluid op de juiste plaats in de organisatie terecht komen. Dit geldt ook voor contact met de externe hulpdiensten, zoals de brandweer en/of de politie. De evenementenconsulent zorgt voor hulp in het proces naar het evenement toe.

De gemeente heeft twee evenementenconsulenten, dit zijn Bert Oelen en Sylvia Olde Klieverik, beiden werkzaam bij het team APV en bijzondere wetten. U kunt contact opnemen met Bert Oelen via b.oelen@noaberkracht.nl en met Sylvia Olde Klieverik via s.oldeklieverik@noaberkracht.nl.

Evenementenvergunning

Een aanvraag voor een evenementenvergunning dient u tenminste 12 weken voordat het feest of de activiteit plaatsvindt in. U kunt een aanvraag voor een evenementenvergunning zowel analoog (op papier) als digitaal indienen. Met een ondertekende aanvraag moeten de volgende bijlagen meegestuurd worden: een veiligheidsplan, plattegronden op schaal, een tenttekening, constructieve gegevens van een tent, een podium en of een tribune. Wanneer wij verkeersmaatregelen (parkeerverboden of wegafsluitingen) moeten nemen of wanneer u verkeersregelaars inzet, moet er meestal ook een verkeersplan (met verkeerstekening) ingeleverd worden. De aanvraag wordt door een van de behandelaars beoordeeld en zo nodig moet de aanvraag aangevuld worden. Nadat de aanvraag compleet is, leggen wij de aanvraag voor aan onze adviseurs (o.a. politie, brandweer, bouwkundige, verkeersdeskundige, geluidsdeskundige) en het kan zijn dat u dan extra gegevens in moet dienen. Wanneer alle adviezen positief zijn, kunnen wij overgaan tot vergunningverlening. Bij negatieve adviezen gaan we met u in gesprek welke aanpassingen er eventueel gedaan kunnen worden om het evenement toch te kunnen laten plaatsvinden.

Bijlagen bij het aanvraagformulier evenementenvergunning

Op het aanvraagformulier evenementenvergunning staat aangegeven welke bijlagen u moet toevoegen (vraag 19). Op de situatietekening van het terrein dient u de aanrijroute en de opstelplaats voor de hulpdiensten aan te geven. U dient ook een veiligheidsplan in te leveren, een voorbeeld kunt u vinden bij downloads 'veiligheidsplan sjabloon'. Soms is het voldoende om een kortere versie van het veiligheidsplan aan te leveren, u kunt hiervoor contact opnemen met het team Wonen en Leven.

U moet in het veiligheidsplan in elk geval vermelden:

• welke activiteiten u gaat organiseren;
• een lijst met contactpersonen opnemen die bereikbaar zijn tijdens het evenement;
• omschrijving van de organisatie met een communicatieschema;
• beschrijving geneeskundige inzet (EHBO), beveiliging en verkeersmaatregelen; (zie voor richtlijnen) ghortwente.nl
• bereikbaarheidvoor de hulpdiensten;
• uitwerking van scenario’s (wat te doen bij slecht weer, ongeval, ordeverstoring, brand, paniek in menigte en ontruiming)

U kunt  de aanvraag schriftelijk maar ook via het digitaal loket indienen.

Plaatsen tent e.d. in de open lucht (besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen)

Het kan zijn dat uw aanvraag voor een evenementenvergunning aan extra eisen moet voldoen. Vanaf 1 januari 2018 is het besluit brandveilig gebruik openbare plaatsen in werking getreden. Daarmee is sprake van een gelijkmatige regeling op het gebied van brandveilig gebruik overige plaatsen. Het besluit gaat voornamelijk over constructies (waaronder een tent, tribune of podium) die tijdelijk in de open lucht worden geplaatst. Daar kunnen namelijk risico’s aanwezig zijn, onder andere wat betreft de brandveiligheid. U moet voldoen aan de AMVB (http://wetten.overheid.nl/BWBR0040068/2018-01-01). De eisen voor het indienen van de vergunning vindt u op de site in het besluit onder hoofdstuk 2, artikel 2.3 Indieningsvereisten gebruiksmelding.

Feest in een gebouw

Houdt u het feest in een gebouw en het feest past niet binnen het normale gebruik van het gebouw (bv. carnavalsgala in een sporthal) dan moet u een melding brandveilig gebruik doen. Meer informatie hierover treft u aan onder omgevingsloket online/ bouwwerk brandveilig gebruiken. Hier kunt u de meldingsplicht checken en indien nodig ook indienen.

Schenken van zwak-alcoholhoudende dranken

Indien u zwak-alcoholhoudende dranken buiten een reguliere horecalokaliteit verstrekt, heeft u een ontheffing art. 35 Alcoholwet nodig. U dient dan een aanvraag ontheffing art. 35 Alcoholwet bij te voegen, zie downloads. 

Melden klein evenement

U moet ten minste 20 werkdagen voorafgaand aan het evenement een melding doen van het klein evenement. U doet dit via het meldingsformulier klein evenement.

Het ingevulde en ondertekende formulier kunt u naar ons opsturen of mailen. Als u niet zeker weet of uw feest of activiteit kan vallen onder een klein evenement, neem dan tenminste 12 weken voorafgaand aan het evenement contact op met team Fysieke Leefomgeving.

Verkeersregelaars

Bij evenementen waarvoor het noodzakelijk is het verkeer te regelen, is het verplicht om gecertificeerde en aangestelde verkeersregelaars in te zetten. Verkeersbrigadiers vallen hier niet onder. Om werkzaamheden als evenementenverkeersregelaar te verrichten moet men de E-instructie van Stichting Verkeersregelaars Nederland (SVNL) succesvol afronden. Hierna geldt landelijke inzetbaarheid voor het uitvoeren van verkeer regelende werkzaamheden bij diverse gemeenten en evenementen. Een evenementenverkeersregelaar mag eenvoudige handelingen verrichten, zoals het geven van een stopteken op een doorgaande weg. Een beroepsverkeersregelaar wordt onder andere ingezet op de provinciale weg, maar ook op kruisingen op openbare (gemeente)wegen.

De wet maakt onderscheid in twee typen verkeersregelaars die je bij evenementen tegen kunt komen:

• Beroepsverkeersregelaar
• Evenementenverkeersregelaar (voor 1 jaar).

Beroepsverkeersregelaar

Een beroepsverkeersregelaar wordt bijvoorbeeld ingezet op provinciale wegen en kan overal ingezet worden. Een beroepsverkeersregelaar die niet wordt ingehuurd en geen zakelijke overeenkomst heeft, moet voor een evenement aangesteld worden en kan niet alleen met de beroepspas als verkeersregelaar bij evenementen optreden.

Evenementenverkeersregelaar

De evenementenverkeersregelaar kan ingezet worden bij meerdere evenementen (bijvoorbeeld bij wielerrondes of hardloopwedstrijden). Na het volgen van een e-learning instructie ontvangt men een certificaat. Met dat certificaat kan men bij de wegbeheerder (gemeente, provincie of het rijk) aantonen dat de e-learning gehaald is. De wegbeheerder zorgt voor een aanstelling voor maximaal 1 jaar. Dan hoef je dus niet voor ieder evenement opnieuw een aanstelling te regelen in de gemeente.

Wat mag een evenementenverkeersregelaar?

• Aanwijzingen geven die voor zijn/haar taak op de aangewezen locatie noodzakelijk zijn.
• Ondersteunende maatregelen nemen (bijvoorbeeld borden en hekken plaatsen) zoals door de organisatie met de wegbeheerder is afgesproken.
• Als het om eenvoudige verkeer regelende taken gaat, zoals het geven van een stop- en oprijteken, kan een evenementenverkeersregelaar ingezet worden.

Wat mag niet?

• Op een zelf te kiezen locatie het verkeer regelen.
• Het verkeer op een andere wijze regelen dan door de organisatie is aangegeven (en afgesproken is met de wegbeheerder).
• Andere aanwijzingen geven dan hem zijn opgedragen.
• Aanwijzingen geven vanuit of vanaf een voertuig. Dat betekent dat de aanwijzingen die een verkeersregelaar geeft terwijl hij/zij rijdt, geen officiële aanwijzingen zijn en niet door andere weggebruikers hoeven te worden opgevolgd.
• Het zelfstandig regelen van het verkeer op een kruispunt voor alle rijrichtingen is geen taak voor de evenementenverkeersregelaar, maar voor beroepsverkeersregelaars, politie en marechaussee.

Geef op de tekening aan waar de evenementenverkeersregelaar ingezet wordt. De tekening is een onderdeel van het verkeersplan.

Personen zonder opleiding mogen op de openbare weg (provinciaal of gemeentelijk) geen verkeer regelende taken uitvoeren. 

Stikstof

Om te bepalen of er acties nodig zijn om bij het evenement eventuele uitstoot van stikstof te voorkomen of te compenseren moet er mogelijk een stikstofberekening worden uitgevoerd. De organisatie van het evenement is hier zelf verantwoordelijk voor. Het wel of niet uitvoeren van een Aerius berekening (ook wel stikstofberekening) is afhankelijk van de locatie van het evenement en de activiteiten en vervoersbewegingen die plaatsvinden tijdens het evenement. In de brochure van de provincie (zie downloads) leest u over de aanpak die u daarbij kunt hanteren.

Afval

Hoe hou je je evenement schoon en opgeruimd. Zie voor tips de bijgaande de brochure 'tips voor een schoon evenement'.

Klaar voor de nieuwe regels voor wegwerpplastic?
Vanaf 1 juli 2023 gelden er bij evenementen nieuwe regels voor het gebruik van wegwerpbekers en –bakjes bevatten. Afhankelijk van het type evenement (een open of een gesloten evenement) gelden andere regels of gaan deze met ingang van 1 januari 2024 in. In de bijlage “regelgeving wegwerpbekers en –bakjes” informeren we u over de nieuwe regelgeving en wat die voor u en uw bezoekers betekent.

Uw evenement en het openbaar vervoer
Gaat u tijdens uw evenement een weg afsluiten die ook wordt gebruikt als busroute, dan moet u contact opnemen met de vervoersmaatschappij (Arriva). Het is belangrijk dat u dit op tijd doet, anders kan dit (financiële) gevolgen hebben voor uw evenement. U kunt contact opnemen via het mailadres infrabeheer.twente@arriva.nl.

Meer informatie

Heeft u nog vragen over het organiseren van een evenement? Neem dan contact op met het organisatieonderdeel Fysieke leefomgeving, Team APV en bijzondere wetten. 

Hoe lang gaat het duren?

Het kan zijn dat de gemeente na ontvangst van de aanvraag  eerst een vooroverleg met u en enkele adviseurs (bijv. brandweer, politie) organiseert. Dit gebeurt vaak bij grote en nieuwe evenementen. In principe beslist de gemeente binnen 6 weken op uw aanvraag.

Heeft u een melding klein evenement ingediend? Dan hoort u binnen 20 werkdagen na ontvangst van de melding of het evenement aan de voorwaarden voldoet.