Privacyverklaring

Algemeen

Dit is de privacyverklaring van de gemeente Tubbergen. Het beschermen van persoonsgegevens van burgers en medewerkers heeft bij ons continu de aandacht. In deze verklaring vindt u algemene informatie over hoe de gemeente met uw persoonsgegevens omgaat en welke rechten u heeft op het gebied van privacy.

Voor specifieke privacyvragen kunt u contact met ons opnemen via privacy@noaberkracht.nl. 

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect te herleiden zijn naar een persoon. Er kan onderscheid worden gemaakt tussen gewone, gevoelige en bijzondere persoonsgegevens. Bij gewone persoonsgegevens kunt u denken aan uw naam, adres, woonplaats of telefoonnummer. Gevoelige persoonsgegevens hebben een grotere impact op uw privacy als deze worden verwerkt. Voorbeelden hiervan zijn uw burgerservicenummer (BSN), locatiegegevens of financiële gegevens. De laatste categorie valt onder bijzondere persoonsgegevens. In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staat dat het verboden is om deze gegevens te verwerken, tenzij in de wet staat dat het wel mag (art. 9 AVG). Het verwerken van deze gegevens is namelijk zo privacygevoelig, dat deze persoonsgegevens in de AVG extra bescherming hebben gekregen en er extra zorgvuldig met deze gegevens om moet worden gegaan. Bijzondere persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld gezondheidsgegevens, biometrische gegevens of gegevens over politieke voorkeur of etniciteit. 

Van wie verwerkt de gemeente persoonsgegevens?

De gemeente Tubbergen verwerkt persoonsgegevens van alle personen waarmee de gemeente direct of indirect contact heeft. Denk hierbij aan inwoners, medewerkers, leveranciers, zorgaanbieders en dergelijke. Verwerken is een breed begrip en houdt alles in wat de gemeente met persoonsgegevens kan doen: van het verzamelen tot en met het vernietigen ervan. 

Waarom verwerkt de gemeente persoonsgegevens? 

Om u goed te kunnen helpen, verwerkt de gemeente uw persoonsgegevens. Als inwoner en soms ook als bezoeker van de gemeente krijgt u op verschillende manieren te maken met de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan uw gemeentelijke belastingaanslag, het vastleggen van een huwelijk, het beoordelen van uw status voor de aanvraag van een vergunning, uitkering of zorgvoorziening of het toevoegen van uw (ver)bouwgegevens aan het kadaster. Alles komt voort uit de taak of de verplichtingen die de gemeente heeft. 

De gemeente Tubbergen heeft een goede reden nodig om uw persoonsgegevens te mogen verwerken. Dit wordt een grondslag genoemd. In de AVG staan zes grondslagen genoemd. Eén van deze grondslagen moet van toepassing zijn om persoonsgegevens te mogen verwerken. De gemeente kan zich op de grondslag het uitvoeren van een taak van algemeen belang beroepen. Ook kan de gemeente zich in sommige gevallen beroepen op de grondslag wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang.

Soms moet of mag de gemeente uw persoonsgegevens gebruiken voor andere doelen dan waarvoor de persoonsgegevens in het begin zijn verzameld. Dat kan alleen wanneer dit past bij het oorspronkelijke doel.

In sommige gevallen kan de gemeente om toestemming vragen om persoonsgegevens te mogen verwerken. Denk hierbij aan het ontvangen van een nieuwsbrief. Als u toestemming heeft gegeven, dan moet het mogelijk zijn deze toestemming weer in te trekken. U kunt uw toestemming intrekken door een e-mail te sturen naar privacy@noaberkracht.nl en duidelijk aan te geven waarvoor u toestemming heeft gegeven en dat u wenst om de toestemming in te trekken. 

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

De gemeente verwerkt heel veel informatie. Die informatie is belangrijk voor de organisatie van de gemeente zelf, maar ook om te kunnen laten zien waarom de gemeente bepaalde dingen doet. Er zijn daarom regels die er voor zorgen dat overheidsorganisaties hun informatie goed bewaren. Die regels staan in de Archiefwet en de regels zijn voor de gemeente uitgewerkt in de ‘selectielijst’. Daarin staat precies hoe lang de gemeente verschillende soorten informatie bewaart. Na die periode is de gemeente verplicht om de informatie te vernietigen. Hoe lang informatie wordt bewaard, hangt van het soort informatie af en of de informatie bijvoorbeeld is gebruikt bij een rechtszaak. Sommige informatie mag zelfs nooit worden vernietigd en moet eindeloos worden bewaard. Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij uw gegevens verwerken. 

Bron van gegevens

De gemeente Tubbergen krijgt niet alleen informatie van uzelf, maar ook informatie over u uit andere bronnen. Wanneer en van wie is afhankelijk van uw specifieke situatie. Denk bijvoorbeeld aan de volgende partijen:

• Andere gemeenten;
• Andere overheidsorganen zoals het Centraal Administratie Kantoor (CAK), de Sociale Verzekeringsbank (SVB), het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV), de Belastingdienst of de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO);
• Basisregistraties zoals de Basisregistratie Personen (BRP) of het kentekenregister (Basisregistratie Voertuigen);
• Gerechtsdeurwaarder;
• Schuldeisers.

Worden mijn persoonsgegevens gedeeld?

Om de gemeentelijke taken goed uit te kunnen voeren, werken wij samen met verschillende partners, instellingen, aanbieders en andere overheidsinstellingen. Denk bijvoorbeeld aan de Sociale Verzekeringsbank, Zorgaanbieders en de politie. Met alle partijen waarmee we samenwerken, hebben we goede afspraken gemaakt over het beschermen van uw privacy. De afspraken staan in de wet of in een contract dat we met deze partijen hebben afgesloten.

Ook met de leveranciers van onze applicaties hebben we afspraken gemaakt. Met hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Gemeente Tubbergen blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

De gemeente Tubbergen maakt ook gebruik van ‘cloud-applicaties’. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens online worden opgeslagen. Deze online opslaglocaties vallen allemaal onder het beheer van een Nederlandse leverancier en anders binnen de Economische Europese Ruimte (EER). Uw persoonsgegevens zijn dus altijd op hetzelfde Europese niveau beschermd. Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EER en slaan onze gegevens daar ook niet op. 

Maken wij gebruik van profilering en geautomatiseerde besluitvorming?

Soms is het nodig om profielen van mensen te gebruiken, bijvoorbeeld om de juiste zorg te bieden. De gemeente Tubbergen is hierover zo open mogelijk. Besluiten op basis van profielen en die rechtsgevolgen hebben voor onze inwoners, neemt de gemeente niet volledig geautomatiseerd. De gemeente maakt in specifieke gevallen wel gebruik van geautomatiseerde besluitvorming, maar daarbij is geen sprake van profilering. Het gaat om situaties waarbij de geautomatiseerde besluitvorming nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor het vervullen van een taak van algemeen belang.

Welke rechten heeft u onder de AVG?

In de AVG staat een aantal rechten die u heeft gekregen om controle te houden op het verwerken van uw persoonsgegevens. Denkt u dat uw persoonsgegevens niet kloppen of wilt u liever niet dat bepaalde persoonsgegevens bij de gemeente Tubbergen bewaard blijven? U kunt uw eigen persoonsgegevens inzien en deze als dat nodig is laten verbeteren of verwijderen. U kunt: 

• Inzage vragen in de persoonsgegevens die wij van u vastgelegd hebben, zodat u kunt controleren of die gegevens kloppen en goed in het systeem staan. Ook kunt u controleren of wij uw gegevens volgens de wet verwerken;
• Ons vragen de persoonsgegevens te wijzigen, te verbeteren of aan te vullen als deze onvolledig zijn;
• Ons vragen om de verwerking te beperken of gegevens te wissen;
• Bezwaar maken tegen het vastleggen van de gegevens;
• Vragen om extra informatie. Heeft u naar aanleiding van deze privacyverklaring nog steeds vragen hoe de gemeente in zijn algemeenheid met persoonsgegevens omgaat? Die vragen kunt u ons altijd stellen.

Wilt u gebruikmaken van deze rechten? U kunt een verzoek sturen naar de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Tubbergen via privacy@noaberkracht.nl.

Na het verifiëren van uw identiteit nemen wij uw verzoek in behandeling. We kijken of uw verzoek voldoet aan de wet- en regelgeving. Is dit het geval en hebben wij al uw gegevens, dan zullen wij uw verzoek binnen een maand afhandelen. Het kan zijn dat wij nog aanvullende vragen hebben. Dan nemen wij contact met u op. In sommige gevallen kan het mogelijk zijn dat wij uw gegevens niet mogen verwijderen of wijzigen, omdat er bepaalde wettelijke bewaartermijnen gelden voor deze gegevens.

Heeft u een heel ingewikkeld verzoek? Dan hebben wij iets langer nodig om aan uw verzoek te voldoen, maar dat hoort u snel van ons.

Tijdens inzage halen we de persoonsgegevens van andere mensen weg. Denk bijvoorbeeld aan namen van onze medewerkers. Zij hebben immers net als u recht op de bescherming van hun privacy. U krijgt in elk geval een overzicht van alle persoonsgegevens die van u worden verwerkt. Dit betekent niet dat u een kopie ontvangt van uw dossier.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd? 

De gemeente Tubbergen neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Dit doen we aan de hand van de normen die in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) zijn vastgelegd. De BIO bevat regels over een goede beveiliging van informatie voor onder meer gemeenten. Van onze partners en leveranciers eisen wij hetzelfde niveau van beveiliging. De gemeente Tubbergen heeft een informatiebeveiligingsbeleid opgesteld en de nodige beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Gegevens worden via een beveiligde verbinding verzonden op het moment dat u gebruikmaakt van een online formulier op de website van de gemeente Tubbergen;
• Het bepalen wie er vanuit zijn of haar functie toegang tot bepaalde gegevens mag hebben. Wie dit niet nodig heeft voor zijn of haar functie krijgt geen toegang.
• Medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht en moeten bij indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.
• Het geven van trainingen voor onze medewerkers onder meer over veilig werken en hoe om te gaan met persoonsgegevens.

Functionaris Gegevensbescherming (FG)

De gemeente Tubbergen heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG is een onafhankelijke adviseur en toezichthouder die onder meer controleert of de gemeente zich houdt aan de privacyregels. Heeft u een vraag of een klacht over de manier waarop de gemeente Tubbergen omgaat met uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met de FG via privacy@noaberkracht.nl. Mocht u er desondanks toch niet uitkomen, dan heeft u op grond van de AVG het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Zie voor meer informatie de website van de AP: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. 

Vragen?

Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring nog algemene vragen over het verwerken van persoonsgegevens door de gemeente Tubbergen of wilt u een datalek/beveiligingsincident melden? Neem dan contact met ons op via privacy@noaberkracht.nl.

Cookies 

Gemeente Tubbergen gebruikt alleen technische en functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeurinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

Als u geen cookies op uw apparaat wenst te hebben, dan kunt u het volgende doen: 

1. Browserinstellingen aanpassen om een waarschuwing te krijgen als een website cookies wil plaatsen.
2. Instellingen aanpassen om alle cookies of alleen de cookies van derde partijen te weigeren.

Geplaatste cookies kunt u te allen tijde weghalen. Dat doet u via de instellingen van uw browser of apparaat.

Lees meer over welke cookies wij gebruiken op www.tubbergen.nl/cookies.