Coronavirus

Evenementen en samenkomsten

Informatie over het organiseren van evenementen in 2021

Tijdens de persconferentie van 13 oktober 2020 zijn aangescherpte regels aangekondigd om de verspreiding van het coronavirus onder controle te krijgen. Deze landelijke regels hebben onder andere als gevolg dat er voorlopig geen evenementen en samenkomsten mogen plaatsvinden. Tijdens de persconferentie van 3 november 2020 is aangekondigd dat deze regels ook de komende tijd van kracht zijn.

Tijdelijke wet maatregelen Covid-19
Vanaf 1 december 2020 is de Tijdelijke wet maatregelen Covid-19 van kracht. Deze wet geldt voorlopig voor drie maanden en hiermee vervalt de noodverordening. Gelijktijdig met deze wet is de Tijdelijke regeling maatregelen Covid-19 in werking getreden. Hierin staan de maatregelen vastgelegd. In hoofdstuk 5 staan de regels ten aanzien van evenementen.

Ministeriële regeling:
https://wetten.overheid.nl/BWBR0044416/2021-01-20

Aanvraagprocedure 2021
Ondanks dat Covid-19 een grote, onzekere factor met zich meebrengt als het gaat om het wel of niet doorgaan van evenementen en, indien ze wel mogen doorgaan, het de vraag is in welke vorm, hebben de Twentse gemeenten in samenwerking met Veiligheidsregio Twente er voor gekozen om in 2021 te werken conform de reguliere evenementenprocedure inclusief indieningstermijnen. Deze procedure en indieningstermijn zijn hier te vinden: https://www.tubbergen.nl/evenementenvergunning.

De Covid-19 toets is als flexibel in te passen processtap onderdeel van deze evenementenprocedure.
Door af te wachten worden organisatoren beperkt in het indienen van een aanvraag en in de mogelijkheid om eventuele mogelijkheden voor een evenement te verkennen. Daarnaast zou afwachten tot het moment dat er weer ruimte is om evenementen toe te staan vele ad hoc vragen kunnen betekenen, waarvoor wellicht dan niet de tijd en capaciteit bij gemeenten en hulpdiensten beschikbaar is om deze zorgvuldig af te handelen.

Zoals de afgelopen periode is gebleken, vraagt de coronasituatie om flexibiliteit. Zowel van organisatoren als van gemeenten en hulpdiensten/Veiligheidsregio. Deze flexibiliteit kunnen we dragen door met elkaar in gesprek te blijven en oog te houden dat maatregelen (ook zeer plotseling) kunnen veranderen. Met als mogelijke consequentie dat een evenement niet door kan gaan. Vooral dit laatste is van belang dat ook organisatoren zich hiervan bewust zijn. Ook met het oog op de financiële consequenties.

Alles wat al aan de voorkant meegenomen wordt in de vergunningaanvraag kan al besproken c.q. beoordeeld worden. Dus organisatoren worden vooral opgeroepen om zoveel en duidelijk mogelijke informatie aan te leveren. Reguliere evenementenaspecten zoals wellicht brandveiligheid (BGBOP), verkeersveiligheid, openbare orde enz. waarop Covid-19 geen consequenties heeft, kunnen eventueel al worden afgehandeld. Door dergelijke aspecten al op te pakken en waar mogelijk af te ronden blijft er tijd over in de procedure voor de Covid-19 toets.

Covid-19 toets
De (landelijke) maatregelen met betrekking tot Covid-19 veranderen continue. Op het moment dat vergunningaanvragen ingediend moeten worden, is niet te zeggen wat tijdens het evenement de mogelijkheden of beperkingen zijn. Hierdoor zal de vergunningprocedure waarschijnlijk anders verlopen dan normaal. Kort voor het evenement zal pas duidelijkheid gegeven kunnen worden over de maatregelen die tijdens het evenement van kracht zullen zijn en zelf dan is er geen 100% zekerheid te geven. Om die reden zal de Covid-19 toets door de gemeente, eventueel met ondersteuning van de hulpdiensten/Veiligheidsregio, pas circa 3 a 4 weken voor het evenement gedaan kunnen worden. Ook hier geldt weer: alles wat al aan de voorkant wordt meegenomen in de vergunningaanvraag kan al besproken worden en kan weer tijd schelen in de verdere afhandeling van de aanvraag.

Om de Covid-19 toets te kunnen uitvoeren moet een organisator een Covid-19 risicoanalyse doen.  Daarnaast moet er nagedacht worden over op welke manier de Covid-19 maatregelen nageleefd kunnen worden. Meer informatie over de Covid-19 risicoanalyse en Covid-19 maatregelen is hieronder te vinden. Zowel de Covid-19 risicoanalyse en Covid-19 maatregelen moeten als apart hoofdstuk in het veiligheidsplan of als apart plan bij de vergunningsaanvraag worden ingediend. Hierbij is het ook aan te raden om na te denken over een plan B. Denk hierbij na over in welke gevallen je het evenement vanuit organisatorisch perspectief wel of niet door kunt laten gaan. Kan dit bijvoorbeeld nog als er zwaardere maatregelen van kracht zijn zoals een beperking in het maximaal aantal bezoekers, een sportwedstrijd zonder publiek of als er alleen doorstroomevenementen mogen plaatsvinden? En bedenk ook wanneer voor jou als organisator de uiterste datum is dat je duidelijkheid moet hebben om je evenement wel of niet te kunnen organiseren.

Covid-19 risicoanalyse
Net als altijd hoort bij een vergunningaanvraag een risicoanalyse met betrekking tot je evenement.
In deze risicoanalyse staat de vraag ''Welke risico's zijn er realistisch gezien te verwachten bij je evenement?'' centraal. Nu is met Covid-19 een extra risico ontstaan die mogelijk ook effect heeft op het evenement.
Om die reden hoort bij de vergunningaanvraag nu ook een Covid-19 risicoanalyse. In deze analyse geef je aan welke Covid-19 risicofactoren op jou evenement van toepassing kunnen zijn. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan de hoeveelheid mensen die je verwacht in relatie tot de beschikbare ruimte (de 1,5 meter afstand blijft de norm). Omdat de Covid-19 risicofactoren nieuw zijn, is er een overzicht gemaakt van Covid-19 risicofactoren die mogelijk aanwezig kunnen zijn. Dit overzicht vind je hier: https://vrtwente.nl/media/351733/covid-19-risicofactoren-website.docx.

Het is aan jou als organisator om na te denken over welke Covid-19 risicofactoren op het evenement aanwezig kunnen zijn. Het overzicht kan je hierbij helpen. Bij de vergunningaanvraag lever je ook de Covid-19 risicoanalyse in. Dit mag als apart document, maar mag je ook samenvoegen met de risicoanalyse die je wellicht al had voor het evenement. Als het hierbij maar duidelijk is welke Covid-19 risicofactoren van toepassing kunnen zijn op het evenement.

 

Covid-19 maatregelen
Om de risico's zoveel mogelijk terug te brengen tot een aanvaardbaar niveau tref je maatregelen.
En nu dus ook voor Covid-19. Op basis van de Covid-19 risicoanalyse stel je een overzicht op van de Covid-19 maatregelen die je gaat treffen. Deze maatregelen moeten aan sluiten op de geconstateerde risico's. Hierbij kun je denken aan antwoorden op de volgende vragen:

  • Hoe zorg je ervoor dat bezoekers/deelnemers te allen tijde 1,5 meter afstand kunnen houden?
  • Hoe zorg je ervoor dat bezoekers/deelnemers elkaar niet kruisen en de afstand kunnen blijven houden?
  • Hoe zorg je voor de stromen van personen met betrekking tot het gebruik van sanitaire voorzieningen?
  • Welke hygiënemaatregelen worden er getroffen?
  • Als er zitplaatsen zijn, hoe zorg je ervoor dat bezoekers daar op een goede manier terecht komen en blijven?
  • Is er een risicovolle doelgroep op het evenemententerrein aanwezig?
  • Hoe komen bezoekers/deelnemers naar het evenement? (eigen vervoer, georganiseerd vervoer)

 

Covid-19 oplossingsrichtingen
Wellicht vind je het lastig om te bedenken welke maatregelen je voor Covid-19 risico’s kunt treffen. Daarom zijn er op basis van de Covid-19 risicofactoren die hierboven te vinden zijn een aantal mogelijke oplossingsrichtingen opgesteld. Het is de bedoeling dat deze oplossingsrichtingen vertaald worden in specifieke maatregelen voor het evenement. Het is dus niet simpelweg kopiëren en plakken, maar we helpen we je wel op weg. Dat wat bij de vergunningaanvraag wordt ingediend als maatregelen, moeten in de praktijk ook daadwerkelijk worden getroffen. De Covid-19 oplossingsrichtingen zijn hier te vinden: https://vrtwente.nl/media/351734/oplossingsrichtingen-covid-19-risicofac....

1,5 meter
De basisregel is dat er een onderlinge afstand van 1,5 meter wordt gehouden. Bij de vergunningaanvraag lever je ook een beschrijving in waarin wordt aangegeven hoe ervoor wordt gezorgd dat er 1,5 meter onderlinge afstand kan worden gehouden.

Protocollen
Vanuit diverse brancheorganisaties zijn er Covid-19 protocollen gemaakt die je op weg helpen met het organiseren van een veilig en verantwoord evenement. Hieronder is een overzicht met protocollen.

 

Samenvatting vergunningaanvraag
Bij de vergunningaanvraag hoort in verband met Covid-19:

  • Covid-19 risicoanalyse;
  • Covid-19 maatregelen, inclusief beschrijving hoe de 1,5 meter onderlinge afstand kan worden gehouden.

 

Heeft u vragen?
Heeft u vragen en/of wilt u uw evenement bespreken, neem dan contact op met een van onze evenementenconsulenten Bert Oelen of Sylvia Olde Klieverik of met het team APV en bijzondere wetten.